Gestionale Contabilità, magazzino, fatturazione, ecommerce: prima nota, estratti conto, scadenziario, articoli e prodotti di magazzino con carico e scarico, ecommerce con Prestashop o Woocommerce, Fatture, documenti di trasporto, ordini, preventivi, ricevute, buoni consegna, ecc... Invio e ricezione fatture elettroniche. Gestione agenti, gestione varianti (taglie e colori), gestione conai, distinta base.

Ricezione e invio fattura elettronica a mezzo PEC illimitato o Codice SDI (lotto di 200 fatture comprese, ampliabile se necessario).

Nel pacchetto Business del gestionale Facile Ready sono comprese le seguenti funzionalità:

Documenti Magazzino Contabilità E-Commerce Archidoc

Licenza per tre utenti e un negozio on line. Estendibili per ulteriori utenti e ulteriori negozi on line.

Il gestionale Facile Manager, attraverso il modulo E-Commerce, attiva funzionalità che non sono comprese nell'installazione standard di Prestashop e Woocommerce ed in particolare:

• Utilizzo di prodotti configurabile con opzioni ( da non confondere con le varianti e combinazioni)
• Informazioni aggiuntive sui listini
• Commissioni sui pagamenti

Benchè siano presenti ed utilizzabili nel gestionale, affinchè siano utilizzabili anche nel negozio on line è necessario acquistare ed installare i moduli aggiuntivi che implementano tali funzionalità.

Articoli

• Illimitato nurmero di articoli
• Articoli con descrizione, descrizione breve e descrizione estesa
• Illimitate categorie e sottocategorie
• Selezione per ogni articolo: produttore, iva, unità di misura
• Illimitato numero di immagini e foto
• Scheda tecnica 
• Illimitati codici aggiuntivi per articolo: codici a barre, codici fornitori, codici interni, ecc...
• Fino a 2 varianti per articolo (esempio taglie e colori)
• Articoli composti (articoli kit costituiti da più articoli)
• Illimitato numero di varianti per gli articoli da configurare ( articolo configurato passo dopo passo)
• Allegati articolo (Manuali, schede pdf, ecc...)
• Importazione da file csv
• Peso e volume articolo
• Articoli fuori inventario (es. manodopera)
• Doppia unità di misura (es. 1 Cartone = 100 pezzi)
• Stampa etichette articolo

Tipi di articoli gestibili

• Articoli semplici
• Articoli con varianti (esempio taglie e colori)
• Articoli composti, distinta base (richiede modulo opzione Distinta base e Produzione)
• Articoli con matricole
• Articoli con lotti
• Articoli con misure
• Articoli con conai
• Articoli con configuratore di opzioni: consente di scegliere le opzioni per determinare il prezzo finale
• Articoli con dipendenze: in seguito all'uso di un articolo, in automatico ne viene inserito un'altro (o anche più di uno)

Ricerca e preventivi

• Ricerca libera negli articoli di magazzino
• Filtro ricerca per:
  • Categoria
  • Per specifiche tecniche
• Visualizzazione prezzi per listino desiderato
• Visualizzazione solo articoli disponibili
• Visualizzazione per ogni articolo risultante dalla ricerca:
  • Ultimo costo
  • Quantità disponibili e ordinate
  • Movimenti di acquisto e vendita
  • Visualizzazione contemporanea di tutti i listini di vendita e di acquisto dell'articolo per un rapido confronto 

Magazzino

• Illimitati magazzini
• Costo medio articolo e costo ultimo per magazzino o globale
• Scorta minima e massima per magazino
• Esistenza per magazzino
• Possibilità di definire cantieri e commesse

Listini

• Illimitato numero di listini per articolo
• Listino a variazione manuale o con ricarico automatico basuto sull'ultimo costo, sul costo medio o sul valore di un altro listino
• Uso dell'ultimo prezzo cliente
• Tabella sconti  che consente di definire tanti livelli di sconto per tutte le combinazioni possibili tra: Categorie, Listini, Produttori fino ad arrivare ad associare lo sconto per ogni singolo cliente
• Articoli con opzioni con variazioni di prezzo o senza variazioni di prezzo
• Ultimo costo
• Costo medio
• Arrotondamento prezzo con il numero di decimali desiderato
• Offerte e promozioni per articolo:
  • Offerta semplice: ogni prodotto con il suo prezzo verrà valutato singolarmente
  • Offerta mix: l'offerta verrà applicata se nel documento saranno presenti tutti i prodotti specificati nell'offerta
  • Offerta 3x2: l'offerta verrà applicaa se nel documento saranno presenti tutti i prodotti specificati, con l'applicazione dello sconto sulla 2 quantità

Conai

• Uso articolo con conai
• Emissione dichiarazione conai

Statistica

• Movimenti articolo filtrabili per data, clienti/fornitori, contratti/commesse
• Statistiche per magazzino (venduto, acquistato, impegnato, caricato, scaricato)
• Inventario per magazzino e totale
• Statistica fatturato per magazzino o totale
• Statistica articoli e categorie più vendute

Ecommerce

• Impostazione delle quantità in modo numerico
• Impostazione delle quantità con frasi ( Disponibile, In arrivo, Da ordinare, ecc...)
• Impostazione articolo nuovo o usato
• Articolo on line oppure off line
• Articolo in vetrina (in home page)
• Articolo in offerta
• Articolo con campi aggiuntivi in fase di ordine

Agenti e provvigioni

• Illimitato numero di agenti
• Possibilità di capo area per ogni agente
• Provvigioni agenti impostate per categorie articoli
• Generazione provvigioni per agente e per capo area
• Provvigioni calcolate sull'incassato o sul totale fatturato
• Provvigiioni calcolate sul fatturato lordo o sull'utile netto
• Fatturazione e liquidazione provvigioni

Gestione lotti e matricole

• Uso del lotti sugli articoli desiderati
• Specifica per ogni lotto, codice, scadenza

Sincronizzazione magazzini filiali (punti vendita)

• Possibilità di sincronizzare i carichi e gli scarichi dei magazzini delle filiali e dei punti vendita (richiede il modulo Sincronizzazione da acquistare a parte)

Archiviazione ottica

• Creazione categorie di archiviazione
• Creazione tipologie documenti
• Archiviazione ottica per documenti allegati alle registrazione di prima nota
• Archiviazione ottica per documenti allegati agli articoli di magazzino
• Archiviazione ottica per documenti allegati alle fatture, ddt, ordini, preventivi, ecc.
• Archiviazione documenti firmati e non firmati
• Archiviazione libera documenti da files
• Apertura e stampa dei documenti allegati attraverso i sofware installati nel computer
• Ricerca avanzata nell'archivio per:
  • data
  • soggetto
  • descrizione
  • categoria
  • tipologia
• Acquisizione documenti da scanner
• Creazione unico file pdf delle scansioni effettuate

Registro delle fatture elettroniche

• Gestione delle fatture elettroniche a mezzo PEC o attraverso un codice SDI
• Pannello unico di controllo delle fatture elettroniche emesse e ricevute
• Firma delle fatture (destinate alle pubbliche amministrazioni); opzionale se si utilizza il codice SDI (6JXPS2J) in quanto possono essere firmate automaticamente dal portale SDI
• Invio delle fatture elettroniche emesse: singolarmente o massivo
• Controllo degli esiti degli invii delle fatture elettroniche per rilevare i seguenti casi:
  • Trasmesso al destinatario
  • Accettazione da parte del destinatario (Pubbliche amministrazioni)
  • Scartata dal sistema SDI per errori formali
  • Rifiutata dal destinatario (Pubbliche amministrazioni)
  • Mancata consegna
  • Impossibilità di consegna
  • Ricezione fatture di acquisto
• Importazione delle fatture di acquisto singolarmente o massiva
  • Importazione righe fattura fornitore con creazione automatica articoli se magazzino attivato e se codice fornitore presente
  • Importazione righe fattura fornitore senza creazione articoli, trattando tutte le righe per descrizione
  • Importazione interattiva delle fatture con possibilità di associare i propri articoli a quelli del fornitore (se magazzino attivo) con memorizzazione dell'associazione per future importazioni

Invio fatture al commercialista

Grazie all'importazione delle fatture elettroniche in formato xml e alla sua naturale conservazione, il gestionale è in grado di estrapolarle e inviarle al commercialista in base al periodo di date impostato. In dettaglio la procedura di invio fatture elettroniche al commercialista consente di:

• Impostare il periodo di date (data iniziale, data finale) nel quale estrarre le fatture elettroniche
• Consente di escludere dall'invio le fatture non ancora definitive (cioè non ancora confermate dal sistema SDI)
• Consente di includere o escludere dall'invio le fatture firmate o non firmate

La procedura di invio fatture si chiude con una delle seguenti opzioni:

• Salvataggio degli archivi compressi contenenti le fatture emesse e le fatture elettroniche
• Salvataggio e invio via mail dei due archivi contenenti le fatture emesse e le fatture elettroniche direttamente dal gestionale, senza l'utilizzo di sofware esterni

Contabilità e prima nota

• Generazione automatica delle registrazioni in prima nota delle fatture e note credito dai documenti
• Generazione automatica delle registrazioni degli acconti in fatture e note credito
• Registrazione semplificata e guidata incassi delle fatture ancora non saldate con invio automatico, se richiesto, della quietanza di pagamento al cliente.
• Registrazione semplificata e guidata delle fatture dei fornitori ancora non pagate
• Emissione veloce degli estratti conto clienti / forntori per la visualizzazione, la stampa o l'invio mail (anche solleciti di pagamento)
• Emissione veloce degli estratti conto dei conti (cassa, banca, ecc...)
• Saldi contabili totale fornitori
• Saldi contabili totale clienti
• Piano dei conti semplificato (cassa, banca, clienti, ecc...)
• Causali contabili guidate per la registrazione di qualsiasi operazione di prima nota
• Generazione elenco prima delle sole operazioni di cassa e banca
• Visualizzazione in tempo reale della disponibilità delle risorse finanziarie: cassa, banca, ecc...

Estratti conto

• Estratti conto con evidenza delle fatture e delle scadenze pagate e non pagate
• Estratti conto con evidenza contabile dei movimenti di fatture, incassi e pagamenti

Scadenziario

• Scadenze generate automaticamente dai documenti in base ai pagamenti
• Scadenze inserite manualmente riferite ad operazioni non provenienti dai documenti: premi assicurativi, stipendi, tasse, ecc...
• Elenco scadenze attive e passive
• Dettaglio estratto conto fatture non ancora saldate o parzialmente saldate con evidenza delle relative scadenze
• Generazione file ricevute bancarie elettroniche per la presentazione in banca
• Emissione ricevute bancarie, con relativa gestione della presentazione, dell'incasso, dell'insoluto

Incassi e pagamenti

• Registrazione facilitata e veloce di eventuali incassi e pagamenti in eccedenza rispetto al dovuto
• Registrazione facilitata e veloce di abbuonti eo sconti su fatture da incassare o pagare
• Registrazione facilitata e veloce di spese o comissioni relative ad incassi e pagamenti
• Registrazione incassi e pagamenti facilitato con evidenza delle scadenze attive e passive ancora aperte
• Registrazione incassi e pagamenti facilitato con evidenza delle fatture attive e passive ancora aperte
• Registrazone automatiche di incassi e pagamenti avvenuti in contanti contestualmente alla fattura

Gestione ricevute bancarie

• Gestione ricevute bancarie (ri.ba.) semplificata con creazione del file delle ricevute bancarie da presente in banca
• Gestione ricevute bancarie (ri.ba.) avanzata con creazione del file delle ricevute bancarie da presentare in banca attraverso il seguente processo: emissione in portaglio, presentate all'incasso, incasso ri.ba, insoluto ri.ba.

Adempimenti fiscali

• Liquidazione iva mensile e trimestrale
• Registri iva creazione e stampa
• Libro giornale
• Esterometro (abolito dal 01/07/2022) e sostituito da autofatture elettroniche
• Libro giornale
• Bilancio contabile
• Saldi contabili clienti, fornitori e conti
• Mastrini contabili clienti, fornitori e conti
• Libro inventari
• Libro degli ammortamenti (in arrivo)

Documenti

• Illimitata tipologia di documenti: fatture, fatture elettroniche, documenti di trasporto, ordini, preventivi, buoni di consegna, ricevute, carico e scarico, ecc...
• Illimitate numerazioni impostabili
• Documenti con indicazione del magazzino a livello globale o per articolo
• Documenti con indicazione del listino, del prezzo manuale, dell'ultimo prezzo praticato
• Selezione contratto o commessa di riferimento per ogni documento
• Fatturazione con articoli del magazzino o con articoli fuori magazzino
• Fino a quattro sconti riga per articolo
• Fino a quattro sconti di chiusura documento
• Uso omaggio articoli (solo imponibile, imponibile e iva, sconto merce)
• Spese accessorie documento: spese d'incasso, di trasporto, d'imballo o conai, spese bolli
• Possibilità di personalizzazione per soggetto le spese di incasso, trasporto ed imballo
• Calcolo ritenuta d'acconto
• Calcolo contributi cassa
• Calcolo provvigione come da tabella agenti, ma modificabile riga per riga
• Uso destinazione diversa consegna merci
• Uso destinazione diversa spedizione fattura
• Invio automatico email
• Generazione fattura elettronica
• Stampa etichette articoli acquistati
• Fatturazione differita dei documenti di trasporto con selezione manuale o automatica
• Importazione articoli da file esterno
• Importazione articoli da lettori di codice barre
• Copia articoli da altro documento
• Calcolo utile per ogni documento
• Visualizzazione statistiche articolo durante la vendita: ultimo costo e ultimo prezzo cliente
• Visualizzazione statistiche articolo durante la vendita: storia dell'articolo nei giorni e mesi precedenti 
• Visualizzazione statistiche articolo durante la vendita: visualizzazione listini fornitori
• Visualizzazione statistiche articolo durante la vendita: visualizzazione listini di vendita
• Calcolo automatico dei colli
• Calcolo automatico del peso
• Trasporto a mezzo mittente, destinatario o con vettore
• Vendita al banco (eventuale collegamento regisratore di cassa). Con le seguenti funzionalità opzionali:
  • Prenotazione tavoli
  • Multi operatore
• Inserimento codice lotteria degli scontrini
• Vendita veloce con lettori di codici a barre
• Gestone carte fedeltà per raccolta punti
• Statistica fatturato acquistato
• Statistica fatturato venduto
• Statistica utile 
• Segnalazione scadenza consenso privacy
• Generazione veloce Fattura da Ddt, Ddt o fattura da Ordine, Ordine da Preventivo
• Generazione veloce di un documento con copia integrale o parziale da altro documento
• Modifica veloce con eliminazione degli articoli trovati in uno o più documenti selezionati
• Rilevazione automatica dello scenario di applicazione delle spese di bollo virtuale su fattura elettronica

Ordini

• Impostazione stati ordine (da ordinare, da consegnare, consegnato, ordinato, annullato, evaso parzialmente, evaso totale)
• Evasione totale o parziale ordine
• Evidenza degli ordini inevasi

Contabilità

• Creazione scadenze in base al pagamento
• Scadenze modificabili in caso di necessità
• Generazione automatica in prima nota delle fatture e note credito
• Registrazione automatica incasso in caso di pagamento contestuale all'emissione del documento
• Registrazione in prima nota del venduto e acquistato per centro di costo

Gestione lotti

• Per gli articoli che usano i lotti, carico dei lotti acquistati
• Per gli articoli che usano i lotti, scarico dei lotti disponibili
• Scarico dei lotti automatico (in base alla data più vecchia)
• Scarico dei lotti in manuale

Gestione produzione

• Gestione articoli composti o articoli kit: articolo principale e articoli componenti
• gestione stato produzione: Da produrre, In produzione, Parziale, Completa
• Data inizio produzione
• Data fine produzione

Gestione Officina

• Per le officine o per tutte le necessità nei documenti sono disponibili i seguenti campi: Modello veicolo, Targa veicolo, Autista e Km

Importazione/Esportazione

• Importazione articoli da file csv
• Formato importazione definibile, in modo da consentire l'importazione dai tracciati più diversi
• Esportazione fattura nel formato Fileconad

 

E-Commerce

• Sincronizzazione verso Prestashop o Woocommerce delle categorie articoli con descrizione e foto (Vedi differenze fra prestashop e woocommerce)
• Sincronizzazione di attributi e varianti (esempio taglie e colori)
• Sincronizzazione di produttori con foto
• Sincronizzazione dei seguenti elementi degli articoli:
  • Codice articolo
  • Descrizione articolo
  • Descrizione aggiuntiva
  • Descrizione estesa
  • Immagini articoli
  • Scheda tecnica articoli
  • Listini, offerte e promozioni
  • Disponibilità prodotti
  • Selezione corriere/spedizione specifico per articolo
  • Gestione categorie articoli riservate solo ad alcuni clienti
• Adeguamento automatico delle immagini in base alla risoluzione impostata (ridimensionamento automatico)
• Definizione di campi aggiuntivi articolo da compilare prima di inserire nel carrello il prodotto
• Possibilità di riservare gli articoli a determinate categorie di clienti 
• In caso di più magazzini, selezione del magazzino da associare al negozio on line
• Le disponibilità degli articoli possono essere indicate in due modi: 
  • indicando l'effettiva quantità specificando se accettare gli ordini in caso di non disponibilità
  • oppure abbinando agli articoli una dicitura a prescindere dall'effettiva quantità, ad esempio: Disponibile, Non disponibile, Su ordine, ecc...
• Uso dei gruppi o categorie di clienti: cliente generico, rivenditori, ecc... con il relativo listino associato
• Gestione contemporanea di più negozi on line
• Gestione traduzione articoli e categorie per negozi on line multilingua
• Importazione ordini con relativo stato e modalità di pagamento
• Sincronizzazione avviabile manualmente oppure in modo temporizzato e definibile dall'utente: le vendite e gli acquisti modificano le quantità degli articoli: la coda di sincronizzazione tiene traccia di ogni modifica e che sincronizzerà in base all'intervallo di tempo specificato 
• È possibile programmare l'importazione in modo pianificato di articoli di file (secondo determinate specifiche) e subito dopo avviare la sincronizzazione: molto utile in caso di importazione di interi listini di fornitori 
• Importazione iniziale prodotti da un negozio on line preesistente (sia Prestashop che Woocommerce) [Funzionalità Beta]